Archiv
X50 Archiv mit QR-Code ist eine in Infoniqa ONE 50 integrierte Software für die Verarbeitung von digitalen Belegen in Ihrer Buchhaltung. Die Anwendung ist so ausgelegt, dass bei der Kreditoren-Erfassung QR-Rechnungen automatisch gelesen und für die Buchungserfassung angewendet werden. Dabei wird der entsprechende Kreditor anhand der QR-Daten eruiert und vorgeschlagen. Der ganze Buchungsvorgang wird mit den Zahlungsinformationen weitgehend automatisiert und spart somit viel Zeit beim Buchen.
So können die Belege direkt beim Buchen in der Infoniqa-Buchungserfassung mit unserer Scanner-Sofware einzeln digitalisiert und sofort der jeweiligen Buchung zugewiesen werden. Es ist nicht nötig zuerst ein separates Programm zu starten, alles erfolgt mit einem Klick automatisch.
Ihre Belege können zuerst gesammelt und später im Stapel-Scan eingelesen werden.
Die Originalbelege werden mit Ihren Visas und Vermerken archiviert. Unsere Scanner-Software erkennt die jeweiligen Belege für die Fibu-Buchungen anhand des Barcodes automatisch und überträgt diese in das Archiv von Infoniqa ONE 50 oder alternativ in ein DMS System wie z.B. Kendox Info Share (Option).
Wenn mehrere Rechnungen in einer Datei vorliegen, können auch einzelne oder mehrere Seiten markiert und auf unterschiedliche Buchungen zugewiesen werden. Dafür haben wir mit der Splitt-Funktion eine ganz einfach und intuitiv zu bedienende Funktion in X50 Archiv vorgesehen.
X50 Archiv erfüllt die Anforderungen an die ordnungsgemässe Aufbewahrung der Geschäftsbücher in elektronischer Form und entspricht den Regelungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Es kommen technische Verfahren zur Anwendung, welche die Integrität der gespeicherten Informationen sowie den Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar festhält.
Für die Digitalisierung Ihrer Belege wird einfach Ihr bestehender Scanner verwendet, die Anschaffung weiterer Geräte oder eines QR-Beleglesers ist nicht notwendig. Die Buchungsblege und Rechnungen in digitaler Form werden von X50 Archiv automatisch mit einem Barcode ergänzt und im Archiv abgelegt. Sofern vorgedruckte Barcode-Etiketten benutzt werden, wird der Barcode im Buchungsbeleg erkannt und der Buchung automatisch zugewiesen.
Bei der Kreditoren-Erfassung werden alle Informationen direkt aus der QR-Rechnung des PDF-Dokumentes gelesen und für das Anzeigen eines Buchungs-vorschlages verwendet. Das minimiert mögliche Fehlerquellen.
Die Kreditoren-Erfassung und Beleg-Verarbeitung wird damit weitgehend automatisiert und Fehlerquellen sind minimiert. Dies spart viel Zeit bei der Belegablage und beim Wiederauffinden von Belegen.
Die digitalen Buchungsbelege werden direkt und automatisch aus der Infoniqa One 50 -Buchungsmaske heraus angezeigt und können auch jederzeit wieder ausgedruckt werden. Es sind keine weiteren Schritte notwendig. Mit der Reproduzierbarkeit der Buchungsbelege ist auch die ordnungsgemässe Buchführung sichergestellt und die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege in elektronischer Form (siehe OR957 ff) sind ebenfalls vollumfänglich erfüllt.