X50 Archiv
Jede Buchung mit dem passenden Beleg
X50 Archiv verknüpft Buchungen mit ihren Dokumenten und prüft, wo etwas fehlt. Welche Buchungen überhaupt einen Beleg brauchen, legen Sie selbst fest. Die Dokumente liegen in einer Schweizer Cloud und gleichzeitig lokal bei Ihnen.
Das Archiv ist ein Modul von X50 AI und braucht keine zweite Anwendung.
Vollständigkeit
Sie sehen, wo ein Beleg fehlt
Das Archiv rechnet den Vollständigkeitsgrad für das gewählte Geschäftsjahr aus. Es zeigt, wie viele Buchungen einen Pflichtbeleg haben, wie viele davon vollständig sind und wo die Lücken liegen. Die Auswertung starten Sie jederzeit neu.
- Vollständig
- Das Dokument liegt in der Cloud und in der lokalen Ablage.
- Cloud fehlend
- Lokal ist der Beleg vorhanden, in der Cloud noch nicht.
- Lokal fehlend
- In der Cloud ist der Beleg vorhanden, in der lokalen Ablage fehlt er.
- Beidseitig fehlend
- Die Buchung braucht einen Beleg, es ist aber keiner vorhanden. Diese Fälle arbeiten Sie ab.
- Kein Anhang
- Zur Buchung existiert im Buchhaltungssystem keine Belegreferenz.
- Nicht erforderlich
- Keine Ihrer Regeln verlangt für diese Buchung ein Dokument.
Zusätzlich schlüsselt das Archiv die Zahlen nach Buchungstyp auf. So sehen Sie, ob die Lücken bei den Kreditorenrechnungen liegen oder bei den übrigen Buchungen.
Archivierungsregeln
Sie bestimmen, welche Buchungen einen Beleg brauchen
Jeder Mandant handhabt das anders. Darum definieren Sie die Regeln pro Mandant selbst. Ändert sich eine Regel, wertet das Archiv den Bestand im Hintergrund neu aus.
Wonach eine Regel greift
- Buchungstyp
- Kreditorenrechnungen und übrige Buchungen lassen sich getrennt behandeln.
- Mindestbetrag und Schwellenwährung
- Kleinbeträge nehmen Sie von der Belegpflicht aus.
- Kontenbereich
- Einzelne Konten oder ganze Bereiche, zum Beispiel 4000 bis 4999.
- Geschäftspartner
- Für einen bestimmten Kreditor gilt eine eigene Regel.
- Steuerrelevanz
- Auf Wunsch ist bei steuerrelevanten Buchungen immer ein Beleg erforderlich.
- Priorität
- Treffen mehrere Regeln zu, entscheidet die Priorität, welche gilt.
- Aktiv
- Eine Regel lässt sich abschalten, ohne sie zu löschen.
Über «Alle neu auswerten» prüfen Sie den gesamten Bestand gegen die aktuellen Regeln. Das läuft im Hintergrund, Sie können weiterarbeiten.
Cloud und lokal
Das Archiv liegt bei uns und bei Ihnen
Jedes Dokument wird zwischen der Schweizer Cloud und Ihrer lokalen Ablage abgeglichen. Sie behalten damit eine vollständige Kopie im eigenen Haus. Für den Zugriff auf Ihre Belege sind Sie von unserer Anwendung unabhängig.
Schweizer Cloud
Die Dokumente liegen in der Schweiz. Der Zugriff läuft über den Browser, für jedes Geschäftsjahr.
Lokale Ablage
Dieselben Dokumente liegen in Ihrer eigenen Umgebung, im gewohnten Verzeichnis auf Ihrem Server.
Abgleich in beide Richtungen
Neue und nachgetragene Belege werden zwischen Cloud und lokaler Ablage synchronisiert.
Nachweis pro Buchung
Für jede Buchung ist getrennt ersichtlich, ob der Beleg in der Cloud und lokal vorhanden ist.
Archiv durchsuchen
Suche nach Barcode oder Belegnummer
Die Filter blenden genau die Buchungen ein, mit denen Sie gerade arbeiten. Etwa nur jene, bei denen der Beleg in der Cloud fehlt. Jede Zeile zeigt Belegnummer, Barcode, Status und den Nachweis für Cloud und lokal.
Aus der Liste öffnen Sie den Beleg direkt oder hängen ein fehlendes Dokument an. Wer den Barcode auf dem Papierbeleg hat, findet die passende Buchung in einem Schritt.
Belege nachtragen
Lücken schliessen, ohne das System zu wechseln
Zu jeder Buchung sehen Sie Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum, Dokumenten-ID und die Nebenbuchungen. Fehlt der Beleg, hängen Sie ihn an dieser Stelle an.
Ein falsch zugewiesenes Dokument tauschen Sie über «Dokument erneut hinzufügen» aus. Danach läuft der Abgleich mit Ihrer lokalen Ablage von selbst.
Wenn Sie Ihre Regeln später verschärfen, tauchen die betroffenen älteren Buchungen in der Liste auf. Sie arbeiten vergangene Perioden nach, ohne danach suchen zu müssen.
Die Nebenbuchungen sind mit aufgeführt. Bei Sammelbuchungen ist damit klar, welcher Beleg zu welcher Position gehört.
Zusammenspiel mit X50 AI
Belege aus dem Workflow sind bereits archiviert
Rechnungen und Quittungen, die Sie in X50 AI hochladen, werden ausgelesen, geprüft und verbucht. Im selben Durchgang landet das Dokument im Archiv und wird mit der Buchung verknüpft. Sie legen nichts zusätzlich ab.
- Schritt 1
Beleg hochladen
Rechnung oder Quittung als PDF oder Bild in X50 AI hochladen.
- Schritt 2
Auslesen und verbuchen
X50 AI erkennt die Belegdaten und überträgt die Buchung in Ihr Buchhaltungssystem.
- Schritt 3
Im Archiv verknüpft
Das Dokument hängt an der Buchung und liegt in der Cloud sowie in der lokalen Ablage.
Belege, die auf anderen Wegen entstehen, weisen Sie in der Detailansicht der Buchung manuell zu.
Das Archiv arbeitet mit allen Buchhaltungssystemen, die X50 AI unterstützt, darunter Infoniqa ONE 50 und Abacus. Die Buchungen kommen aus Ihrem System, die Dokumente aus X50 AI.
FAQ
Häufige Fragen zum Archiv
Kurzantworten zu Regeln, Datenhaltung und Zusammenspiel mit Ihrem Buchhaltungssystem.
Nein. Über die Archivierungsregeln legen Sie fest, welche Buchungstypen, Kontenbereiche und Betragsgrenzen ein Dokument verlangen. Alles andere führt das Archiv als nicht erforderlich.
In einer Schweizer Cloud und zusätzlich in Ihrer lokalen Ablage. Beide Stände werden automatisch abgeglichen.
Das vollständige Archiv liegt lokal bei Ihnen. Sie greifen weiterhin auf Ihre Belege zu, ohne unsere Anwendung.
Ja. Nach einer Änderung wertet das Archiv den Bestand neu aus. Buchungen, die jetzt einen Beleg brauchen, erscheinen in der Liste und lassen sich nachtragen.
X50 Archiv ist ein Modul von X50 AI. Es braucht keine separate Anwendung und keine zweite Anmeldung.
Alle Systeme, die X50 AI unterstützt, darunter Infoniqa ONE 50 und Abacus.
Dokumente aus dem X50 AI Workflow werden beim Verbuchen automatisch archiviert und mit der Buchung verknüpft. Fehlende Belege hängen Sie in der Detailansicht der Buchung manuell an.
Änderungen an den Regeln lösen im Hintergrund eine Neuauswertung aus. Zusätzlich starten Sie eine Prüfung des gesamten Bestands jederzeit selbst.
Archiv im Demo-Mandanten anschauen
Kein Setup, keine Kreditkarte nötig
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